Een erfenis regelen houdt in dat alle erfgenamen bijeen worden gebracht om notariële akten te ondertekenen. Wanneer een van hen in het buitenland woont, onderhevig is aan professionele verplichtingen of een kwetsbare gezondheid doormaakt, wordt de notariële volmacht het mechanisme dat het dossier in beweging houdt.
Niet alle volmachten zijn gelijkwaardig, en de verificatie-eisen die aan de notaris worden opgelegd, zijn de afgelopen jaren aanzienlijk veranderd. Welke parameters bepalen de juridische vorm die moet worden gekozen, de werkelijke termijnen en mogelijke blokkades?
Lees ook : Hoe kies je de ideale heggenschaar om je tuin als een professional te onderhouden
LCB-FT verplichtingen en versterkte controles op erfvolmachten
Concurrenten beschrijven de vormen van volmacht of de stappen van de opstelling. Geen van hen gaat in op het filter dat in de praktijk het proces verlengt of blokkeert: de strijd tegen witwassen van geld en de financiering van terrorisme (LCB-FT).
Sinds de omzetting van de 5e Europese richtlijn in de Franse wetgeving (decreet van 12 februari 2020), moeten notarissen versterkte controles uitvoeren wanneer een erfgenaam of gevolmachtigde in een land woont dat op de lijst van risicolanden staat. Concreet betekent dit dat de notaris aanvullende bewijsstukken kan eisen over de herkomst van de fondsen, de identiteit van de gevolmachtigde en de consistentie van de relatie tussen de volmachtgever en de gevolmachtigde.
Zie ook : De onmisbare modetrends om te ontdekken tijdens een bezoek aan Les Galeries de la Mode
Voor een erfgenaam die in een laag-risicoland woont, blijft de procedure soepel. Echter, als de volmachtgever of gevolmachtigde in een rechtsgebied woont dat als hoog-risico wordt geclassificeerd, kan de notaris de acceptatie van de volmacht afhankelijk maken van de overhandiging van aanvullende documenten, wat soms de ondertekening van de verdelingsakte met enkele weken vertraagt.
De mogelijkheid om een volmacht aan de notaris voor een erfenis te geven hangt dus zowel af van het juridische kader van de volmacht als van het geografische profiel van de betrokken partijen.
Authentieke volmacht, onderhands of op afstand: keuzecriteria
De keuze tussen de verschillende vormen van volmacht is geen kwestie van eenvoudige voorkeur. Het hangt af van de aard van de beoogde erfelijke handeling en de situatie van de volmachtgever.
| Vorm van volmacht | Gedekte handelingen | Voorwaarde voor opstelling | Typische gebruiksgevallen |
|---|---|---|---|
| Onderhands | Voorbereidende handelingen (inventaris, belastingaangifte) | Handtekening van de volmachtgever, geen notaris vereist | Erfgenaam beschikbaar per post, niet-translatieve handeling |
| Authentiek (in kantoor) | Alle handelingen, inclusief verdeling en verkoop van onroerend goed | Ontvangst door een notaris, identiteitsbewijs van de volmachtgever | Erfgenaam afwezig op de dag van ondertekening van een verdelingsakte |
| Authentiek op afstand | Alle handelingen (zelfde bereik als de volmacht in kantoor) | Veilige videoverbinding, versterkte identificatie, goedgekeurd CSN-platform | Erfgenaam in het buitenland of met beperkte mobiliteit |
De onderhands volmacht is voldoende voor eenvoudige administratieve procedures. Zodra het gaat om het ondertekenen van een eigendomsoverdracht (verkoop van een onroerend goed van de overledene, verdelingsakte inclusief een onroerend goed), is alleen de authentieke volmacht ontvankelijk.
Notariële volmacht op afstand: technische voorwaarden
Na de gezondheidscrisis is de afstandsverschijning voor authentieke volmachten geregeld door decreet nr. 2020-1422, en stelt het specifieke eisen:
- De volmachtgever moet zich aanmelden via een videoconferentieplatform dat is goedgekeurd door de Hoge Raad van het Notariaat (CSN), met een versterkt identificatiesysteem.
- De opname van de sessie wordt bewaard door het notariskantoor, wat de traceerbaarheid van de uitwisseling garandeert.
- De notaris controleert de identiteit van de deelnemer met een officieel document dat aan de camera wordt getoond, soms aangevuld met een tweede authenticatiefactor.
Dit systeem heeft de termijnen voor erfgenamen die buiten Frankrijk wonen aanzienlijk verkort. De volmacht op afstand heeft dezelfde juridische waarde als een volmacht die in kantoor is ondertekend, op voorwaarde dat het gehele technische protocol wordt gerespecteerd.
Judiciële erfgenaam en volmacht: twee verschillende instrumenten
Een veelvoorkomende verwarring is om de notariële volmacht gelijk te stellen aan de aanwijzing van een judiciële erfgenaam. Beide mechanismen zijn bedoeld voor verschillende situaties.
De volmacht is een vrijwillige handeling: de volmachtgever kiest vrij zijn gevolmachtigde en definieert de reikwijdte van de gedelegeerde bevoegdheden. De judiciële erfgenaam, voorzien in de artikelen 813-1 en volgende van het Burgerlijk Wetboek, wordt door de rechter aangewezen wanneer een blokkade een minnelijke regeling van de erfenis belemmert (conflict tussen erfgenamen, inertie van een mede-erfgenaam, dringende vermogensbeheer).
Een goed opgestelde volmacht kan bovendien het beroep op de rechterlijke gevolmachtigde voorkomen. Door de te dekken handelingen te anticiperen en een vertrouwenspersoon als gevolmachtigde te kiezen, voorkomt de verre erfgenaam dat zijn afwezigheid wordt geïnterpreteerd als een blokkade die de tussenkomst van de rechter rechtvaardigt.
Reikwijdte van de bevoegdheden: algemene of speciale volmacht
In het kader van een erfenis is de speciale volmacht de norm. Deze somt precies de handelingen op die de gevolmachtigde kan uitvoeren: ondertekening van de eigendomscertificaat, acceptatie van de erfenis, verkoop van een bepaald goed.
Een algemene volmacht stelt de volmachtgever bloot aan risico’s van overschrijding van bevoegdheden. De notaris die de erfenis behandelt, controleert systematisch of de volmacht de specifieke handeling dekt die hij instrumenteert. Als de formulering te vaag is, kan hij weigeren de akte te ontvangen, wat betekent dat de volmacht opnieuw moet worden opgesteld.
- Specificeer de exacte aanduiding van het betrokken onroerend goed (adres, kadastrale referenties) als de volmacht een verkoop dekt.
- Identificeer de gevolmachtigde met zijn naam, voornaam, geboortedatum en adres, en niet alleen door een eenvoudige familierelatie.
- Stel een expliciete geldigheidsduur in om te voorkomen dat een oude volmacht wordt betwist bij de ondertekening.
- Vermeld de mogelijkheid of het verbod voor de gevolmachtigde om een derde te substitueren.
Kosten en werkelijke termijn van een notariële volmacht in een erfenis
De kosten van een authentieke volmacht komen overeen met de gereguleerde vergoedingen van de notaris, waaraan kosten voor formaliteiten (kopieën, verzending) worden toegevoegd. Het tarief wordt geregeld door het decreet dat de notariële vergoedingen vaststelt, wat de verschillen tussen verschillende kantoren beperkt.
De termijn hangt voornamelijk af van de reactietijd van de volmachtgever om zijn identiteitsdocumenten te verstrekken en, indien van toepassing, de aanvullende documenten die verband houden met de LCB-FT-controles. Voor een erfgenaam die in het Franse vasteland woont, kan de volmacht binnen enkele dagen worden afgerond. Voor een erfgenaam die in een land woont dat onderworpen is aan versterkte controles, kan de termijn zich uitstrekken over meerdere weken.
De meest onderschatte parameter blijft de formulering van de tekst. Een volmacht waarvan de bevoegdheden slecht zijn gedefinieerd, zal door de notaris worden afgewezen, waardoor de procedure opnieuw moet worden gestart. Het anticiperen van de exacte lijst van te dekken handelingen voordat men contact opneemt met het kantoor blijft de meest effectieve maatregel om heen en weer te gaan te vermijden.